1.1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

a) Tiến hành thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trực thuộc mình đang quản lý gồm: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật (xây dựng cơ bản), tài liệu chuyên môn, tài liệu nghe, nhìn (nếu có).

Tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu. Lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần nộp lưu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

b) Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức; tiến hành họp để xem xét thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của lưu trữ cơ quan thực hiện theo điều 18 của Luật Lưu trữ.

c) Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, thẩm định.

d) Hoàn thiện hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản, cơ quan, tổ chức có tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử tỉnh giữ 02 bản (Mục lục này được lưu trữ vĩnh viễn).

đ) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ Mật (nếu có).

e) Giao nộp tài liệu

- Chỉ giao nộp những hồ sơ, tài liệu theo Danh mục đã được người đứng đầu cơ quan phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ.

- Giao nộp những văn bản liên quan đến công tác chỉnh lý của khối hồ sơ, tài liệu như: Phương án phân loại, Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; Mục lục tra cứu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ mức độ mật (nếu có).

g) Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử để giao nộp.

1.2. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử

a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, thời gian giao nộp tài liệu.

b) Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.

c) Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.

d) Trình Sở Nội vụ phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

đ) Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

e) Tiếp nhận tài liệu:

- Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp;

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Lập Biên bản giao nhận tài liệu. Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản.

File mẫu:

- Tài liệu trước khi thu vào Lưu trữ lịch sử phải được chỉnh lý hoàn chỉnh;

- Chỉ thu hồ sơ, tài liệu được bảo quản vĩnh viễn và thuộc danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.