1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để người nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;

- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo (Mẫu số 01-Phụ lục 2); thời gian bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời gian giải quyết;

- Nếu hồ sơ hợp lệ theo quy định thì làm thủ tục nhận hồ sơ, vào Sổ theo dõi hồ sơ (theo Mẫu số 02, Phụ lục 2) và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo Mẫu số 03-Phụ lục 2). 

b) Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ đường bưu điện. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ

- Nếu hồ sơ không hợp lệ, chưa đầy đủ theo quy định thì trình lãnh đạo ký văn bản thông báo trả lời, nêu rõ lý do để tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu hồ sơ hợp lệ theo quy định thì vào sổ theo dõi giải quyết (theo Mẫu số 02-Phụ lục 2) và phần mềm điện tử (nếu có) và chuyển hồ sơ cho Kho Lưu trữ - Chuyên dụng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Chuyển hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo Mẫu số 04-Phụ lục 2).

b) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả soạn thảo phiếu đăng ký sử dụng tài liệu cho độc giả và trình Lãnh đạo Trung tâm cho ý kiến.

3. Giải quyết hồ sơ

" a) Sau khi trình lãnh đạo Trung tâm đồng ý cho khai thác tài liệu:

+ Viên chức phụ trách phục vụ khai thác có nhiệm vụ tra tìm, sao chụp tài liệu và thực hiện các nội dung khác theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác.

+ Trường hợp viên chức phục vụ khai thác không tìm kiếm được tài liệu theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân phải có trách nhiệm thông báo lại cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu đó.

b) Báo cáo Lãnh đạo Trung tâm:

Sau khi tìm kiếm được tài liệu theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân: Viên chức phụ trách phục vụ khai thác, tra tìm tài liệu trình Lãnh đạo Trung tâm để làm các thủ tục sao hoặc chứng thực tài liệu theo yêu cầu.

- Trình lãnh đạo Trung tâm ký văn bản chứng thực.

- Viên chức tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tài liệu sẽ bàn giao tài liệu cho độc giả và viết phiếu thu tùy thuộc vào số lượng tài liệu tra cứu.

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Dự thảo thông báo không giải quyết hồ sơ (Có nêu rõ lý do) để trả lại hồ sơ cho tổ chức, cơ quan,cá nhân.

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Dự thảo thông báo thời hạn trả kết quả lần sau; đồng thời trong thông báo thực hiện xin lỗi đối với cơ quan, tổ chức cá nhân do quá thời hạn giải quyết cho tổ chức, cơ quan, cá nhân

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cơ quan, cá nhân;

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với tổ chức, cơ quan, cá nhân để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức, cá nhân giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cơ quan, tổ chức, cá nhân để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho tổ chức, cá nhân;

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận kết quả;

e) Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

File mẫu:

• Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Mẫu 06- VTLT) Tải về In ấn
• Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Mẫu 08 - VTLT) Tải về In ấn

Không