1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của xã, thị trấn nơi đặt thư viện hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính;

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ theo quy định;

c) Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào phần mềm điện tử lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

2. Chuyển hồ sơ

a) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. 

b) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho công chức văn hoá - xã hội giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ công chức văn hoá - xã hội giải quyết như sau:

a) Sau khi xem xét hồ sơ đủ điều kiện theo quy định, công chức trình Lãnh đạo UBND xã, thị trấn ký Quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả;

b) Trường hợp các hồ sơ quy định tại Điểm a Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo lãnh đạo trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định;

c) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả nhập vào phần mềm điện tử và thực hiện như sau:

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí; trường hợp cá nhân, tổ chức đó đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính;

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;

e) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

File mẫu:

Không