1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến (nếu có).

b) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xem xét, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn cụ thể để cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo Mẫu số 01 Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ kèm theo Phụ lục 1; thời gian bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ không tính vào thời gian giải quyết;

- Nếu hồ sơ đủ theo quy định thì làm thủ tục nhận hồ sơ, cụ thể như sau: Vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 kèm theo Phụ lục 1 và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 kèm theo Phụ lục 1, ký nhận gửi cá nhân; thu lệ phí theo quy định.

2. Chuyển hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 kèm theo Phụ lục 1, sau đó chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho Phòng Hành chính tư pháp giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Hành chính tư pháp trình lãnh đạo Sở xem xét, giải quyết. Trường hợp đồng ý giải quyết thì công chức làm công tác hộ tịch của Phòng hành chính tư pháp căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, trình lãnh đạo Sở ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hành chính tư pháp trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ.

Đối với các hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hành chính tư pháp báo cáo lãnh đạo Sở để trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Sau khi lãnh đạo Sở ký cấp bản sao trích lục hộ tịch:

- Công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Hành chính tư pháp vào Sổ cấp bản sao trích lục và chuyển Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

File mẫu:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức Tải về In ấn

Không