1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Trường hợp cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Giáo dục và Đào tạo.

Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;

- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo Mẫu số 01: Mẫu phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ;  thời gian bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời gian giải quyết;

- Nếu hồ sơ hợp lệ theo quy định thì làm thủ tục nhận hồ sơ, vào Sổ theo dõi hồ sơ (theo Mẫu số 02: Mẫu sổ theo dõi hồ sơ); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo Mẫu số 03: Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả). Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn.

 b) Trường hợp cá nhân gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Sở Giáo dục và Đào tạo. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ.

- Nếu hồ sơ không hợp lệ, chưa đầy đủ theo quy định thì trình lãnh đạo ký văn bản thông báo trả lời, nêu rõ lý do để cá nhân hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu hồ sơ hợp lệ theo quy định thì vào sổ theo dõi giải quyết (theo Mẫu số 02: Mẫu sổ theo dõi hồ sơ) và chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn.

2. Chuyển hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo Mẫu số 04: Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ).

b) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho phòng chuyên môn giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, phòng chuyên môn thực hiện:

a) Nếu hồ sơ không đáp ứng theo quy định thì thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản và chuyển đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thông báo cho người nộp hồ sơ.

b) Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định thì tham mưu lãnh đạo thực hiện các nội dung theo yêu cầu của thủ tục quy định; chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả kết quả cho cá nhân.

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Dự thảo thông báo không giải quyết hồ sơ (có nêu rõ lý do) để trả lại hồ sơ cho cá nhân.

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Dự thảo thông báo thời hạn trả kết quả lần sau; đồng thời thông báo thực hiện xin lỗi đối với cá nhân do quá thời hạn giải quyết cho cá nhân.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ thực hiện như sau:

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính;

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân;

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân nhận kết quả;

e) Trường hợp cá nhân chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Tờ trình đề nghị giải thể trung tâm của tổ chức, cá nhân thành lập trung tâm ngoại ngữ, tin học (đối với trường hợp cá nhân, tổ chức thành lập trung tâm ngoại ngữ, tin học yêu cầu giải thể);