1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Trường hợp tổ chức, cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Nội vụ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để người nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;

- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo (Mẫu số 01); thời gian bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời gian giải quyết;

- Nếu hồ sơ hợp lệ theo quy định thì làm thủ tục nhận hồ sơ, vào Sổ theo dõi hồ sơ (theo Mẫu số 02) và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo Mẫu số 03). Chuyển hồ sơ cho Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên.

b) Trường hợp tổ chức, cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ đường bưu điện. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ

- Nếu hồ sơ không hợp lệ, chưa đầy đủ theo quy định thì trình lãnh đạo ký văn bản thông báo trả lời, nêu rõ lý do để tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu hồ sơ hợp lệ theo quy định thì vào sổ theo dõi giải quyết (theo Mẫu số 02) và phần mềm điện tử (nếu có) và chuyển hồ sơ cho Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên .

2. Chuyển hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo Mẫu số 04).

b) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên thực hiện:

a) Nếu hồ sơ không đáp ứng theo quy định: Thì thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản và chuyển đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thông báo cho tổ chức, cơ quan, đơn vị.

b) Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định:

- Nghiên cứu, thẩm định hồ sơ, đề án, thực hiện quy trình lấy ý kiến các cơ quan liên quan; tổng hợp các ý kiến góp ý đề nghị bổ sung thêm hồ sơ theo ý kiến góp ý (nếu có).

- Căn cứ vào hồ sơ trình của UBND cấp huyện và kết quả thẩm định của Sở Nội vụ, tham mưu cho UBND tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh xem xét ban hành Nghị quyết thành lập thôn mới, khối phố mới.

- Chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho tổ chức, cơ quan, đơn vị.

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Dự thảo thông báo không giải quyết hồ sơ (Có nêu rõ lý do) để trả lại hồ sơ cho tổ chức, cơ quan, đơn vị.

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Dự thảo thông báo thời hạn trả kết quả lần sau; đồng thời trong thông báo thực hiện xin lỗi đối với cơ quan, tổ chức do quá thời hạn giải quyết cho tổ chức, cơ quan, đơn vị.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cơ quan, đơn vị; trường hợp tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính;

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với tổ chức, cơ quan, đơn vị để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với tổ chức, cơ quan, đơn vị để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho tổ chức, cá nhân;

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để tổ chức, cơ quan, đơn vị nhận kết quả;

e) Trường hợp tổ chức, cơ quan, đơn vị chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

File mẫu:

* Quy mô số hộ gia đình : - Đối với thôn: ở vùng miền núi, biên giới phải có từ 100 hộ gia đình trở lên; Đối với trường hợp đặc biệt thì điều kiện về quy mô để thành lập thôn có thể thấp hơn nhưng không dưới 50 hộ. - Đối với khối phố: Ở vùng miền núi, biên giới phải có từ 150 hộ gia đình trở lên. * Các điều kiện khác : Thôn, khối phố phải có cơ sở hạ tầng thiết yếu, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương để phục vụ hoạt động cộng đồng và ổn định cuộc sống của người dân. Riêng đối với thôn phải đảm bảo diện tích đất ở và đất sản xuất bình quân của mỗi hộ gia đình ít nhất bằng mức bình quân chung của xã.